When Can You Found Time to Listen to Podcasts

Quand trouver le temps d’écouter des podcasts ?

Usually, it is easier to find time to listen to podcasts when you are outside of your home (e.g. fitness, transportation, queuing).

But what if you are a home based worker spending most of the time inside? Then videos tend to be more attractive than audios. Try to listen to podcasts while…

  • you’re sitting in front of your computer and you end up doing something else at the same time (which is not convenient if you want to be concentrated on the audio)
  • you’re sitting in your sofa and you fall asleep!

One solution is for you to get a cable-free headset and do your housework (ironing,…) because it doesn’t require much concentration. The audio will keep you from getting bored!

Habituellement, il est plus facile de trouver le temps d’écouter des podcats lorsque vous êtes à l’extérieur de votre domicile (par exemple la salle de sport, les transports, les files d’attente).

Mais qu’en est-il si vous êtes un travailleur à domicile qui passe la plupart du temps à l’intérieur ? Dans ce cas, les vidéos ont tendance à être plus attrayantes que les audios. Essayez d’écouter des podcasts pendant que…..

  • Vous êtes assis devant votre ordinateur et vous finissez par faire autre chose en même temps (ce qui n’est pas pratique si vous voulez vous concentrer sur l’audio).
  • Vous êtes assis dans votre canapé et vous vous endormez !

Une solution consiste à vous procurer un casque sans fil et à faire votre ménage (repassage,…) car cela n’exige pas beaucoup de concentration. L’audio vous évite alors de vous ennuyer !

A Few Tools

Time Management

https://timingapp.com (for Mac) : this is a software for your Mac which will track you activities and will help to flag them. You can register to their newsletter to receive more time management tips.

asana.com : not tested yet

todoist.com: not tested yet

wunderlist.com: not tested yet

trello.com: I use this website from time to time only. It is possible to include checklists.

Bear (for Mac): it is an improved version of Note. I particularly appreciate the checkbox functionality in the free version. The abo version is convenient if you want to transfer your content in other formats (HTML, Word…).

Gestion du temps

https://timingapp.com (pour Mac) : c’est un logiciel pour votre mac qui traquera vos activités et vous aidera à les annoter. Vous pouvez vous inscrire à leur newsletter en anglais pour recevoir plus d’astuces pour gérer votre temps.

asana.com : pas encore testé

todoist.com : pas encore testé

wunderlist.com : pas encore testé

trello.com : j’utilise ponctuellement ce site. Il contient notamment la possiblité de créer des checklists.

Bear (pour Mac): c’est une version améliorée du logiciel Note. J’apprécie particulièrement la fonctionalité pour créer des listes avec des cases à cocher dans la version gratuite. La version par abonnement permet de convertir les contenus dans d’autres formats (HMTL, Word, etc.)

Social Medias

buffer.com: plan your posts (not free)

hootsuite.com: plan your posts (30-day trial)

semrush.com: keyword tool

ahrefs.com: keyword tool

Les réseaux sociaux

buffer.com : planifier la publication des articles, etc. (payant)

hootsuite.com: planifier la publication des articles, etc. (période d’essai de 30 jours)

semrush.com : outil pour mots-clés

ahrefs.com : outil pour mots-clés

Security

Under Mac, you can use the Time Machine functionality to realise backups: https://support.apple.com/fr-be/HT201250

Sécurité

Sous Mac, tu peux utiliser la fonctionalité Time Machine pour réaliser des sauvegardes : https://support.apple.com/fr-be/HT201250

Focus or pleasure?

Focus or Pleasure?

Keeping focus is important to complet projects one after the other. However, don't be too demanding with yourself and allow you periods with more diversity to keep enjoying your work. It is key to keep being productive.
Véronique Bourcier
xxformat GmbH

Focus ou plaisir ?

Si se focaliser est important pour finir ses projets les uns après les autres, ne soyez pas trop exigeant avec vous-même et autorisez-vous aussi des périodes avec plus de diversité pour garder le plaisir dans votre travail, indispensable pour être productif.
Véronique Bourcier
xxformat GmbH

69 Important Things you’ll NEVER Learn at School!

69 Important Things you'll NEVER Learn at School!

69 choses que vous n'apprendrez jamais à l'école !

1. Take responsibility

1. Prendre ses responsabilités

1. If there is only one advice to remember, it’s to take responsibility. If you start complaining, blaming others for your problems, then there will be no way to act to solve them. Take 100% of responsibility for everything that goes wrong in your life.

1. S’il n’y a qu’un conseil à retenir c’est bien celui de prendre vos responsabilités. Si vous commencez à vous plaindre, à reprocher aux autres vos problèmes, il n’y aura aucun moyen alors d’agir pour les résoudre. Prenez 100% vos responsabilités pour tout ce qui va de travers dans votre vie.

2. A gap year? Even if we hear of sabbatical years taken by employees, this is still the exception to the rule. It might be nice to take a year off every 8 years, just so you don’t have to wait for retirement. But for that, you can only count on yourself. That’s your responsibility.

2. Une année sabbatique ? Même si on entend parler d’année sabbatique prise par des salariés, cela reste encore l’exception à la règle. Cela pourrait être sympa de prendre un an de pose tous les 8 ans, histoire de ne pas attendre la retraite. Mais, pour cela, vous ne pouvez compter que sur vous. C’est votre responsabilité.

2. Know how to manage information flows

2. Gérer les flux d'informations

1. Give advice only if asked. The person may be working on another topic and your advice will only interfere with the person’s focus on his or her current goal.

1. Ne donnez des conseils que si on vous le demande. La personne travaille peut-être sur un autre sujet et vos conseils ne vont que parasiter sa concentration sur son objectif actuel.

2. Before you share information to answer a question, make sure that it matches the topic. Just avoid just sending a link followed by an implicit “get on with it”.

2. Avant de partager des informations pour répondre à une question, assurez-vous que cela correspond bien au sujet. Évitez juste d’envoyer un lien suivi d’un “débrouille-toi avec” implicite.

3. Learn only what you can apply immediately. There is no need to create a mental or physical library of information that will serve one day. Focus on the content you use for your projects today.

3. N’apprenez que ce que vous pouvez appliquer aussitôt. C’est inutile de créer une bibliothèque mentale ou physique d’informations qui servira un jour. Concentrez-vous sur les contenus qui vous servent pour vos projets d’aujourd’hui.

4. Diet the media: spend more time creating your own content than consuming others’. In addition to being more productive, you’ll see that your mood will be better because you won’t be overwhelmed by the bad news. If an important event really happens, don’t worry, someone around you will tell you about it. In the last 10 years, there have been dozens of significant events: the death of Michael Jackson, Fidel Castro or Nelson Mandela…, American presidents, French… elected officials, bombings, refugees in Germany, Brexit and so on. And as you can see, this is far from being cheerful news for most of us. In addition, there are certainly other themes that are striking but which are simply not relayed by the media.

4. Faites la diète des médias : passez plus de temps à créer vos contenus qu’à consommer celui des autres. En plus d’être plus productif, vous verrez que votre humeur sera meilleure car vous ne serez pas plombé par les mauvaises nouvelles. Si vraiment un événement important advient, ne vous inquiétez pas, quelqu’un dans votre entourage vous en parlera. Dans les 10 dernières années, on doit avoir une dizaines d’événements marquants : décès de Michael Jackson, Fidel Castro ou encore Nelson Mandela…, présidents américains, français… élus, attentats, réfugiés en Allemagne, Brexit et voilà. Et comme vous pouvez le noter, ce sont loin d’être des nouvelles réjouissantes pour la plupart. De plus, il y a sûrement d’autres thématiques marquantes mais qui ne sont tout simplement pas relayées par les médias.

5. As you enter the world of work, you will need to acquire organizational and productivity skills to manage your daily life in parallel with work, to manage the hundreds of emails you receive every day, etc. The biggest challenge will probably be to stay focused on a task for several hours (deep work / focus).

5. En entrant dans la vie active, vous vous trouvez à devoir acquérir des compétences en organisation et productivité pour gérer le quotidien en parallèle du travail, pour gérer les centaines de mails que vous recevez chaque jour, etc. Le plus gros challenge sera probablement de rester concentré sur une tâche pendant plusieurs heures (deep work / focus).

3. Manage your Energy

3. Gérer son énergie

1. Watch out for frustration phases at work and elsewhere. If you get angry because a colleague, a manager doesn’t understand anything, don’t empty your bag in an email. If you really have something to write, wait at least until the next day. In any case, remember that you will be the one who is most affected by your emotions because getting angry consumes a lot of energy and is a nuisance to your attention. In the end, the remaining of the day is ruined.

1. Attention aux phases d’énervement au travail et ailleurs. Si vous vous énervez parce qu’un collègue, un responsable ne comprend rien, ne videz pas votre sac dans un email. Si vous avez vraiment quelque chose à écrire attendez au minimum au lendemain. En tous les cas, rappelez-vous que c’est vous qui serez le plus pénalisé par vos émotions car s’énerver consomme une grande dose d’énergie et parasite votre attention. Bref, le reste de la journée est gâchée.

2. Be surrounded by more competent people (the level just above is ideal)  to learn from. If you are the most competent person in the room, it is time to change from room. Look around you to see which 5-7 people you know most often. Are you the average of these people? Reduce the time with negative people, which belittles you, etc. Life is too short.

2. Soyez entourez de personnes plus compétentes (le palier juste au dessus est idéal) que vous pour apprendre d’elles. Si vous êtes la personne la plus compétente de la pièce, il est temps de changer de pièce. Regardez dans votre entourage quelles sont les 5-7 personnes que vous côtoyez le plus souvent. Vous êtes la moyenne de ces personnes ? Réduisez le temps avec les personnes négatives, qui vous rabaisse, etc. La vie est trop courte.

3. Give yourself rewards. Plan your rewards in advance and treat yourself short after you project’s success. Don’t wait too long. Otherwise you take the risk of never getting it.

3. Accordez-vous des récompenses. Prévoyez vos récompenses à l’avance et offrez-vous les dans les semaines qui suivent la réussite du projet. N’attendez pas trop longtemps, au risque de ne jamais y avoir droit.

3. Choose your battles. Don’t waste your energy and time on things you can’t change.

3. Choisissez vos combats. Ne perdez pas votre énergie et votre temps sur des choses où vous n’avez pas d’influence.

4. Keep some distance from your work. A job remains a job. Always keep in mind that you can be replaced and act accordingly: document the processes, create tables summarizing the outstanding issues… so that your colleagues can take over easily whether you are temporarily not available or decide to leave the company. If you are essential in your current role, how can you expect new responsibilities?

4. Gardez une distance avec votre travail. Un travail reste un travail. Pensez toujours que vous remplaçable et agissez en conséquence : documentez les processus, créez des tableaux résumant les questions en suspens… pour que vos collègues puissent prendre la relève facilement en cas d’absence ou de départ. Si vous êtes indispensable dans votre rôle, comment voulez-vous obtenir de nouvelles responsabilités ?

5. When you develop a tool, it is often your baby. Be careful ! Each tool has a lifetime. Do not give too much value to technology. The concept is core.

5. Quand vous développez un outil, c’est souvent votre bébé. Attention, chaque création a une durée de vie. N’attachez pas d’importance à la technique. Ce qui compte, c’est le concept.

6. Get adequate equipment for the office (chair, mouse, desk) and learn to adjust everything to your morphology.

 

6. Équipez-vous en matériel pour le bureau (chaise, souris, bureau) et surtout apprenez à régler le tout à votre morphologie.

7. Learn exercises for your eyes so that they stay wet despite several hours in front of the computer.

7. Apprenez des exercices pour vos yeux afin qu’ils restent humides malgré plusieurs heures devant l’ordinateur.

8. Test a 5 or 20-minute power napping and even the 2h-2h30 naps (one cycle). It is difficult to put this in place at the office because we always think about the opinion of colleagues, but it is very effective. There’s nothing to stop you from testing the weekend.

8. Testez les power nappings de 5 ou 20 minutes et même les siestes de 2h-2h30 (un cycle de sommeil). C’est difficile de mettre cela en place au bureau car on pense toujours au regard que porte nos collègues mais c’est très efficace. Rien ne vous empêche de tester le week-end.

9. Take 5 minutes to listen to your body. How’s your breathing? (Learn how to breathe deeply) Do you have muscle tension and if so where? Do you feel gravity? etc.?

9. Prenez 5 minutes pour écouter votre corps. Comment est votre respiration ? (Apprenez à respirer avec votre ventre et pas uniquement par le thorax. Prenez des respirations longues.) Avez-vous des tensions musculaires et si oui où ? Sentez-vous la gravité ? etc. ?

10. After long periods of focus, take time for yourself, i. e. do everything but eat, check your emails, consult social networks, watch television, etc. Think of activities such as walking (repetitive activities have the advantage of relieving stress), having a drink with a friend, calling your spouse, etc.

10. Après de longues périodes de focus, prenez du temps pour vous, c’est-à-dire tout faire sauf manger, consulter vos emails, consulter les réseaux sociaux, regarder la télévision, etc. Pensez plutôt à des activités comme marcher (les activités répétitives ont l’avantage de déstresser), prendre un verre avec un ami, appeler son conjoint, etc.

4. Surround yourself and communicate with subtlety

4. Entourez-vous et communiquez avec subtilité

1. Never blame someone for not having a good language level. Language learning is anything but mathematics. It’s an emotion, a desire to please, to please, to be accepted. Outside, do you feel like speaking in a language with someone who criticizes your level, who doesn’t appreciate the value of your efforts? No! Weigh your words. And if, on the other hand, you are blamed, stay away from these critical people.

1. Ne reprochez jamais à quelqu’un de ne pas avoir un bon niveau en langue. L’apprentissage des langues, c’est tout sauf mathématique. Cela passe une émotion, une envie de faire plaisir, de plaire, d’être accepté. Hors, avez-vous envie de parler dans une langue avec quelqu’un qui critique votre niveau, qui n’apprécie pas la valeur de vos efforts. Non ! Pesez vos mots. Et si, à l’inverse, on vous fait des reproches, éloignez-vous de ces personnes critiques.

2. Are you an employee? Your role vis-à-vis your manager is twofold: on the one hand, you must avoid as much as possible having additional problems by doing your work correctly and on time, and by warning him/her sufficiently in advance so that he/she can react in case of difficulty; on the other hand, your job consists of coping with the weak points of your manager (nobody is perfect) and helping him/her to achieve his/her objectives. Forget everything else. Choose your manager well!

2. Vous êtes salarié ? Votre rôle vis-à-vis de votre manager est double : d’un côté, vous devez lui éviter tant que possible d’avoir des problèmes supplémentaires en faisant votre travail correctement et dans les temps, et en le prévenant suffisamment à l’avance pour qu’il puisse réagir en cas de difficulté ; d’un autre côté, votre job consiste à palier aux points faibles de votre manager (personne n’est parfait) et à l’aider à atteindre ses objectifs. Oubliez tout le reste. Choisissez bien votre manager !

3. In the order of priorities to feel good at work we have: 1. your manager 2. your colleagues and only in 3. your work. If you don’t get along well with your manager and colleagues, then whatever the task at hand, you won’t be fulfilled at work.

3. Dans l’ordre des priorités pour se sentir bien au travail on a : 1. votre manager 2. vos collègues et seulement en 3. votre travail. Si vous ne vous entendez pas bien avec votre manager et vos collègues, alors quelque soit la tâche à effectuer vous ne serez pas épanouie au travail.

4. Keep in mind that beyond the current project, you will have to work with his colleagues, so stay diplomatic to save your next projects. Otherwise, your colleague could hold a grudge and make you pay the next time.

4. Gardez à l’esprit qu’au delà du projet en cours, vous serez amené à retravailler avec ses collègues, alors restez diplomatique pour sauver vos prochains projets. Faute de quoi votre collègue pourrait être rancunier et vous le faire payer la fois suivante.

5. Generally speaking, work on your emotional intelligence. There are books on this subject that can help you get to know yourself better on this point. The advantage of emotional intelligence is that it can be improved throughout life.

5. De manière générale, travaillez votre intelligence émotionnelle. Il y a des livres sur ce sujet qui peuvent vous aider à mieux vous connaître sur ce point. L’avantage de l’intelligence émotionnelle, c’est qu’on peut l’améliorer tout au long de sa vie.

6. When you ask a question, give your interviewer the opportunity to say no without losing it. For example, add an argument in the question that they can use to refuse. So avoid questions with an implicit yes.” You’re coming with us, aren’t you?” then becomes “Do you prefer to come with us for a break or continue working on your urgent file “.

6. Quand vous posez une question, donnez la possibilité à votre interlocuteur de dire non sans qu’il perde la fasse. Ajoutez par exemple dans la question un argument qu’il peut utiliser pour refuser. Évitez donc les questions ayant un oui implicite. ” Tu viens avec nous (n’est-ce-pas) ? ” devient alors “Est-ce que tu préfères venir avec nous faire une pause ou continuer à travailler sur ton dossier urgent “.

7. Compliments are done in public. Criticisms are made in private. This rule applies both orally and in writing. If you have reviews to make by email (and you really can’t do without the mail; verbally it’s better) then don’t put anyone in CC.

7. Les compliments se font en public. Les critiques se font en privé. Cette règle vaut autant à l’oral qu’à l’écrit. Si vous avez des critiques à faire par email (et que vous ne pouvez vraiment pas vous passé du mail ; de vive voix c’est mieux) alors ne mettez personne en CC.

8. In your “writings” (training products, presentations, etc.) adopt a 4-point structure: 1/ why is it an important subject (WHY); 2/ what are the aspects to be dealt with (WHAT); this can include examples presenting users in difficulty and an action plan 3/ how to solve the problem (HOW); this is the answer to the problem and probably the longest part 4/ answer the potential objections (WHAT)

8. Dans vos “rédactions” (produits de formations, présentations, etc.) adoptez une structure en 4 points : 1/ pourquoi est-ce un sujet important (WHY) ; 2/ quels sont les aspects à traiter (WHAT) ; cela peut inclure des exemples présentant les utilisateurs en difficulté et un plan d’action 3/ comment résoudre le problème (HOW) ; c’est la réponse à la problématique et probablement la partie la plus longue 4/ répondez aux objections potentielles (WHAT IF)

9. Use marketing communication with your colleagues, especially if you are not in this industry. Use and abuse marketing titles (example of catchy titles on clubdesblogueurs. com) when you make an oral presentation, when you write a training document. Your goal is to keep your audience focused.

9. Utilisez une communication marketing avec vos collègues, surtout si vous n’êtes pas dans ce secteur d’activité. Usez et abuser des titres marketing (exemple de titres accrocheurs sur clubdesblogueurs.com) quand vous faites une intervention à l’oral, quand vous rédigez un document de formation. Votre objectif est de garder l’attention de votre auditoire.

10. If you work in a closed space with always the same people (who are not necessarily your friends), you will soon be able to disturb his neighbours. Be careful with noise (your heels in the corridors, the tone of your phone, sniffing, exaggerated laughter, etc.) and smells (food, too much perfume…).

10. Si vous travaillez dans un espace fermé avec toujours les mêmes personnes (qui ne sont pas forcément vos amis), vous pourrez vite déranger voir incommoder ses voisins. Attention au bruit (vos talons dans les couloirs, la tonalité de votre téléphone, reniflement, rires exagérés, etc.) et aux odeurs (nourriture, parfum trop appuyé…).

11. Work on your voice. The female voice can be very penetrating. To make yourself heard and be respected, adopt a calm and serious tone. It’s easier said than done. Maybe it’s time to participate in Toastmaster parties to improve your speech.

11. Travaillez votre voix. La voix féminine peut être très pénétrante. Pour vous faire entendre et respecter, adoptez un ton posé et grave. C’est plus facile à dire qu’à faire. Peut-être est-il temps de participer à des soirées Toastmaster pour améliorer votre élocution.

12. Merges and acquisitions are commonplace. Imagine that you just arrived in the company after that and forget the words “it was better before”,”we did this (and it was better”). Every employee has the means to make every corporate merger easier to live with.

12. Les merges et acquisitions sont monnaie courante. Imaginez que vous venez d’arriver dans l’entreprise après et oubliez les phrase “c’était mieux avant”, “nous on faisait comme cela (et c’était mieux)”. Chaque employé a les moyens de rendre chaque fusion d’entreprise plus facile à vivre.

13. Use software such as Freemind to create mindmaps of your training programs, etc.

13. Utilisez des logiciels comme Freemind pour réaliser des mindmaps de vos programmes de formation, etc.

14. Listening means that you spend your time trying to understand the other person. If necessary, you rephrase what he said and ask questions to clarify his point of view. You also ask him questions to help him make progress in his thinking. But under no circumstances, in your listening phase, you spend your time knowing how you will be able to cut it off to give your point of view.

14. Écouter veut dire que vous passez votre temps à essayer de comprendre votre interlocuteur. Au besoin, vous reformuler son propos et posez des questions pour clarifier son point de vue. Vous lui posez aussi des questions pour le faire avancer dans sa réflexion. Mais en aucun cas, dans votre phase d’écoute, vous passez votre temps à savoir comment vous allez pouvoir le couper pour donner votre point de vue.

5. Have the right person close to your: the network

5. S'entourer : le réseau

1. A network is created when you don’t need it. So get on with it now. The network is a key element of your professional career. The neglected is a real beginner’s mistake. But be careful, define your medium-long term goal beforehand to create the right network.

1. Un réseau cela se crée quand on n’en a pas besoin. Alors mettez-vous y maintenant. Le réseau est un élément clé de votre carrière professionnelle. Le négligé est une vraie erreur de débutant. Mais attention, définissez préalablement votre objectif à moyen-long terme pour créer le bon réseau.

2. You can create a network when you choose your school. The schools are clearly uneven on the management of the database of its alumni. Sometimes, no database is available, sometimes the database is rich with several thousand easily identifiable contacts by region, sector of activity, company… If your school does not offer such a service, offer to create it in an alumni association. You will gain twice as much: you will finally have your database and above all you will gain visibility with alumni to whom you bring a real added value.

2. Vous pouvez créer un réseau au moment du choix de votre école. Les établissements sont clairement inégaux sur la gestion de la base de donnée de ses anciens élèves. Parfois, aucune base n’est disponible, parfois la base est riche de plusieurs milliers de contacts facilement identifiable par région, secteur d’activité, entreprise… Si votre école ne propose pas un tel service, proposez de le créer dans une association des anciens étudiants. Vous y gagnerez doublement : vous aurez enfin votre base de données et surtout vous gagnerez en visibilité auprès des anciens étudiants auxquels vous apportez une vraie valeur ajoutée.

3. The networks in schools are also social networks such as groups and pages on LinkedIn, Viadeo, Facebook see Xing for German speakers. Then, sign up to follow the news feed (meeting of alumni in particular).

3. Les réseaux dans les écoles, ce sont aussi les réseaux sociaux comme les groupes et pages sur LinkedIn, Viadeo, Facebook voir Xing pour les germanophones. Alors, inscrivez-vous pour suivre le fil d’actualité (rencontre des anciens notamment).

4. What can a school network do for you? You can use your network to find out if the company you are looking for is looking for people, take interns in general and if so, get the contact details of the person to apply. You can contact a former student before going to a job interview if he/she works in the same company as the one you are applying for; your objective is to get to know the company better (its flagship products, its future challenges, its history) and specify the skills really required in the job (is it a very technical job where you can use your skills?), etc.

4. A quoi peut vous servir un réseau d’école ? Vous pouvez utiliser votre réseau pour savoir si l’entreprise que vous visez recherche du monde, prend des stagiaires de manière générale et si oui, récupérer les coordonnées de la personne à contacter pour postuler. Vous pouvez contacter un ancien élève avant d’aller à un entretien d’embauche s’il travaille dans la même société que celle pour laquelle vous postulez ; votre objectif est d’alors de mieux connaître l’entreprise (ses produits phares, ses challenges à venir, son histoire) et précisez les compétences réellement requises dans le poste (est-ce un travail très technique où vous pourrez utiliser vos compétences ?), etc.

5. Discussions after meetings are the most important ones. This is when you can ask the questions that make you feel uncomfortable, listen to the opinions of others, etc.

5. Les après réunions sont les plus importantes. C’est à ce moment que vous pouvez poser les questions qui vous démangent sans mettre l’intervenant mal à l’aise, écouter les opinions des autres, etc.

6. Learn from more experienced people who have already achieved the goals you set for yourself. Ask questions about the challenges people have overcome to get where they are. People love to talk about their beginnings.

6. Apprenez des personnes plus expérimentées, qui ont déjà atteint les objectifs que vous vous fixez. Posez des questions sur les challenges que les personnes ont surmontés pour arriver où elles sont. Les personnes adorent parler de leur débuts.

7. Memorize the names of new people you meet. It’s far from easy, especially if it’s a name you hear for the first time and it’s difficult to spell. Don’t hesitate to ask again a second time. Locate the name in a list of attendees if you are in a conference. If the situation permits, ask for a business card.

7. Mémorisez le nom des nouvelles personnes que vous rencontrez. C’est loin d’être facile, surtout si c’est un nom que vous entendez pour la première fois et qu’il est difficile à orthographié. N’hésitez pas à redemander une deuxième fois . Repérez le nom dans une liste de participants si vous êtes dans une conférence. Si la situation le permet, demandez la carte de visite.

6. Communicating by email?

6. Communiquer par email ?

  1. Watch out for the torrents of emails. In the business world, we are confronted with torrents of emails. The employee, erroneously, spends his time in emails. Email should only be a vector of communication but is experienced as a work in itself. The less you send, the less you will receive.
  2. Use the technique to sort your emails. With Outlook, it is possible to add categories which avoids having too many directories and allows to sort the emails by categories or by date, author… to choose. You can make a copy of your email (copy/paste simply) to insert the email in your calendar for example. In the commercial world, a customer, supplier, admin and private structure can be a good start. Personally, at the time when I received hundreds of emails, I had an archive directory containing all the resolved emails. If I needed to find one, there is always the category, date and search function to find the precious email. But this was very rare.
  3. Use other tools to avoid emails. You can use other systems to track (JIRA for tracking problems in a project), or enter a standard request (Sharepoint applied to the secretarial service for transport costs, Sharepoint to ask for the updating of certain standards, etc.) or a common workspace to avoid sending files by email (Office 365)
  4. Email is public. At any time the content of your email can be transferred to another person. Never write down things that can’t be read by everyone. Imagine your email published on the front page of the paper. Do you still want to send it?
  5. Who should be added in CC? As few people as possible. Avoir escalation to managers.
  6. Who shoul be added in BCC? Nobody. No one. Be transparent.
  7. Object: Add keywords such as “Info:”,”Question:”,”Before January 5th:” to find out if an answer is expected or not and when. Do not use keywords such as “Urgent”. If it’s urgent, then pick up the phone or move on.
  8. Beware of typography: keywords written in CAPITAL or red are seen as aggressive. With an email, it is difficult to accurately interpret the intent of the author and even more so if the language used is not the mother tongue of the employees. This often leads to clashes and a bad atmosphere. As soon as you have the opportunity to meet your contact person face-to-face, do so. Your judgment on this person will generally be more positive and may relativize emails that at first appear aggressive.
  9. Add headlines to your emails and number important points so that the recipient can refer to them: 1. Context, 2. Question,… Be clear at the beginning of your message about what you expect from your caller. For quick answers, make short emails: one email = one question. Indeed, if you have many questions, simple and complicated, your interlocutor will not answer any questions until you have found all the answers.
  1. Attention aux torrents d’emails. Dans le monde de l’entreprise, on est confronté aux torrents d’emails. L’employé, à tord, passe son temps le nez dans les emails. L’email ne devrait être qu’un vecteur de communication mais est vécu comme un travail en soi. Le moins vous en enverrez, le moins vous en recevrez.
  2. Utilisez la technique pour classer vos emails. Avec Outlook, on a la possibilité d’ajouter des catégories ce qui évite d’avoir trop de répertoires et cela permet de trier les emails par catégories ou par date, auteur… au choix. Vous pouvez faire une copie de votre email (copier/coller tout simplement) pour insérer l’email dans votre calendrier par exemple. Dans le monde commercial, une structure client, fournisseurs, admin, privé peut-être un bon début. Personnellement, à l’époque où je recevais des centaines d’emails, j’avais un répertoire archive contenant tous les emails résolus. Si j’avais besoin d’en retrouver un, il y a vais toujours la catégorie, la date et la fonction recherche pour retrouver le précieux email. Mais cela était très très rare.
  3. Utilisez d’autres outils pour éviter les emails. Vous pouvez passer par d’autres systèmes pour faire un suivi (JIRA pour le suivi des problèmes dans un projet), ou entrer une requête standard (Sharepoint appliqué au service secrétariat pour les frais de transport, Sharepoint pour demander la mise à jour de certains standards, etc.) ou encore un espace commun de travail pour éviter l’envoie de fichiers par email (Office 365)
  4. L’email est quelque chose de public. A tout moment le contenu de votre email peut être transféré à une autre personne. N’écrivez jamais des choses qui ne peuvent pas être lues par tous. Imaginez votre email publié à la Une du journal. Voulez-vous toujours l’envoyer ?
  5. Qui mettre en CC ? Le moins de monde possible car c’est autant de multiplication du même contenu dans l’entreprise. On évite les “escalations” – termes pour désigner la copie aux managers.
  6. Qui mettre en BCC ? Personne. Soyez transparent sur ce point là.
  7. Objet : ajoutez des mots-clés comme “Info : “, “Question : “, “Avant le 5 janvier: ” pour savoir si une réponse est attendue ou non et pour quand. N’utilisez pas des mots-clés comme “Urgent”. Si c’est urgent, alors prenez le téléphone ou déplacez-vous.
  8. Attention à la typographie : les mots-clés écrits en MAJUSCULE ou en rouge sont vus comme agressifs. Avec un email, il est difficile de pouvoir interpréter avec exactitude l’intention de son auteur et encore plus si la langue utilisée n’est pas la langue maternelle des employés. Cela conduit souvent à des accrochages et à une mauvaise ambiance. Dès que vous avez la possibilité de rencontrer votre interlocuteur en face-à-face, faites-le. Votre jugement sur cette personne sera en général plus positif et pourra relativiser des emails qui au premier abord semblent agressifs.
  9. Ajoutez des grands titres dans vos emails et numérotez les points importants pour que le destinataire puisse y référer : 1. Contexte, 2. Question, … Soyez claire dès le début de votre message sur ce que vous attendez de votre interlocuteur. Pour des réponses rapides, faites des emails courts : un email = une question. En effet, si vous avez de nombreuses questions, des simples et des compliqués, votre interlocuteur de répondra à aucune avant d’avoir trouver toutes les réponses.

7. Training/Defining objectives

7. Se former / Définir des objectifs

  1. Identify your values. Find a list of adjectives describing your values and select the 10,5,3 and 1 values that best suit you. From there, you’ll be able to make easier decisions.
  2. Of all the courses you have, your English course will probably be the most useful. The languages you learn at school will influence your choices later on. If you are taking Spanish as a second language, it is unlikely that you will go to Germany to work afterwards, and vice versa.
  3. Stop the overbidding of diplomas. At the beginning of the 2000s, those who did not want to become researchers finished their studies with a Master’s degree. Today, we see students doing double Master’s degrees to distinguish themselves from the rest. In the end, they are no more operational than the others because there are things you don’t learn in the classes. Remember that you can always return to school after several years of working in parallel with your work or by taking a break.
  4. Achieve your objectives: visualize the future situation, the one where you reach your objectives. Where are you guys? (interior? exterior? outdoors? in the sun? in a particular city? How do you feel inside? Hey, what’s going on?
  5. What do I really like? To learn effectively, it is necessary to be able to relate what is taught to a concrete situation. And to do that, you have to go into the world of work. Moreover, it is by entering the professional world that you discover the things you really like to do and also what you don’t like to do. We know the conditions under which we are ready to work or not. It’s a shame to do 6 years of studies, work a few years to finally realize that the job is not for you and have to start all over again.
  6. Have a project that is close to your heart, and choose your work accordingly. Choose your work to develop a skill that you will need in your long-term project. This is one of the lessons from the book “Rich Father, Poor Father”.
  7. A life to learn. If you think that when you graduate, you have nothing to learn, make no mistake. On the contrary, this is where you really begin to learn. You’re gonna learn all your life. In fact, when recruiting, show your ability to learn new things. It is crucial for the recruiter. It is better to have a person who is technically speaking to everything to learn but who has a knowledge of being and a way of thinking in adequacy with the team members, than vice versa. A person’s technique can be easily improved if they are willing to learn. Changing a person’s mentality is almost impossible for a manager.
  8. Teaching is the best way to learn. By writing down what you have just learned, you have a second chance to memorize the content, organize your ideas and clarify confused points by searching the net.
  9. Read personal development books and other books that add value to your current and future projects. Reading is good, making reading cards is better. With an apps like Kindle, you can highlight interesting passages in 4 colors, add notes. This is particularly useful for personal development books. The problem with books is that you find very useful tips but your current situation does not allow you to apply them immediately. By making playback files, you have the ability to retrieve the nuggets of your readings without having to reread all your books.
  10. Don’t wait for the company to train you. In the business world, even if training catalogues are available, this does not mean that you will be told: then, what training do you want to take? No, be proactive in your approach. Look for training courses and conferences that could make you more efficient, add value to your service and yourself, and make an explicit request to your manager. Don’t wait until the last minute to apply, but prepare the ground by saying that you would like to take a training course this year and only several months later apply. Request training at regular intervals. If you don’t ask for anything for three years and then ask for three courses in the same year, chances are you will be refused. Your manager may not have the budget and may not be able to afford not to have so much time without performing your daily tasks. If you are offered a training course that you like moderately, go ahead anyway. There is always something to learn in a training course and it is also an opportunity to expand your network.
  11. Not everything is necessarily good to learn. Once you have a little more expertise than your colleagues, you will automatically be listed to join the next project on this topic, ensure support to your colleagues. The time you devote to it will not be given to other projects that you care about and where you can really make a difference. Choose your projects carefully, keep your opinion to yourself and avoid some training if you want to avoid being assigned to a particular project.
  12. Think about the 10 things you’re most proud of? What could you do in the future that could be added to your top 10?
  1. Identifiez vos valeurs. Trouvez une liste d’adjectifs décrivant vos valeurs et sélectionnez les 10, 5, 3 et 1 valeurs qui vous correspondent le mieux. De là, vous décisions seront plus simples à prendre.
  2. De tous les cours que vous avez, votre cours d’anglais sera probablement le plus utile. Les langues que vous apprendrez à l’école influenceront vos choix par la suite. Si vous prenez espagnol en deuxième langue, il y a peu de chance que vous partiez en Allemagne travailler par la suite, et inversement.
  3. Arrêtez la surenchère des diplômes. Début des années 2000, ceux ne voulant pas devenir chercheur finissaient leur étude avec un Master. Aujourd’hui, on voit les étudiants faire des double Master pour se distinguer du lot. A final, ils ne sont pas plus opérationnels que les autres car il y a des choses qu’on n’apprend pas dans les cours. N’oubliez pas que vous pourrez toujours reprendre les études après plusieurs années d’activité en parallèle de votre travail ou en faisant une pause.
  4. Atteindre vos objectifs : visualisez-vous la situation future, celle où vous atteignez vos objectifs. Où êtes-vous ? (intérieur ? extérieur ? au soleil ? dans une ville en particulier ? …) Qui est prêt de vous ? Que ressentez-vous intérieurement ? Que se passe-t-il ?
  5. Qu’est-ce que j’aime vraiment ? Pour apprendre efficacement, il faut pouvoir mettre en relation ce qui est enseigné avec une situation concrète. Et pour cela, il faut aller dans le monde du travail. De plus, c’est en entrant dans le monde professionnel, qu’on découvre les choses qu’on aime vraiment faire et aussi ce qu’on n’aime pas faire. On sait dans quelles conditions on est prête à travailler ou pas. C’est dommage de faire 6 années d’études, travailler quelques années pour finalement se rendre compte que le métier n’est pas fait pour soi et devoir tout recommencer.
  6. Ayez un projet qui vous tient à coeur, et choisissez votre travail en fonction. Choisissez votre travail pour développer une compétence que vous aurez besoin dans votre projet à long terme. C’est une des leçons du livre “Père riche, père pauvre”.
  7. Une vie pour apprendre. Si vous pensez qu’en étant diplômée, vous n’avez plus rien à apprendre détrompez-vous. Au contraire, c’est là que vous commencez véritablement à apprendre. Vous allez apprendre toute votre vie. D’ailleurs, lors d’un recrutement, montrez votre capacité à apprendre de nouvelles choses. Elle est cruciale pour le recruteur. Il vaut mieux avoir une personne qui techniquement parlant à tout à apprendre mais qui a un savoir-être et une manière de penser en adéquation avec les membres de l’équipe, que l’inverse. On peut améliorer facilement la technique d’une personne si elle est prête à apprendre. Changer la mentalité d’une personne est quasi impossible pour un manager.
  8. Enseigner est le meilleur moyen d’apprendre. En écrivant ce que vous venez d’apprendre, vous avez une deuxième chance de mémoriser le contenu, d’ordonner vos idées et de clarifier les points confus en faisant des recherches sur le net.
  9. Lisez des livres de développement personnel et tout autre livre qui donnent de la valeur ajoutée dans vos projets actuels et futurs. Lire, c’est bien, faire des fiches de lecture, c’est mieux. Avec une apps comme Kindle, vous pouvez souligner les passages intéressants en 4 couleurs, ajouter des notes. C’est particulièrement utile pour les livres de développement personnel. Le problème avec les livres c’est que vous repérez conseils très utiles mais que votre situation actuelle ne permet pas de les appliquer aussitôt. En réalisant des fichiers de lecture, vous avez la capacité de retrouver les pépites de vos lectures sans avoir à relire tous vos ouvrages.
  10. N’attendez pas que l’entreprise vous forme. Dans le monde l’entreprise, même si des catalogues de formations sont à disposition, cela ne veut pas dire qu’on viendra vous dire : alors, quelle formation veux-tu suivre ? Non, soyez pro-actif dans votre démarche. Recherchez les formations et les conférences qui pourraient vous rendre plus efficace, apporter de la valeur ajoutée à votre service et à vous, et faites la demande explicite à votre manager. N’attendez pas la dernière minute pour faire votre demande mais préparez le terrain en disant que vous aimeriez suivre une formation cette année et seulement plusieurs mois plus tard faites la demande. Demandez une formation à intervalle de temps régulier. Si vous ne demandez rien pendant trois ans et après demandez trois formations la même année, il y a de grandes chances que cela vous soit refusé. Votre manager n’a peut-être pas le budget et ne peut peut-être pas se permettre de ne pas vous avoir autant de temps sans effecteur vos tâches quotidiennes. Si on vous propose une formation qui vous plaît moyennement, allez-y quand même. Il y a toujours quelque chose à apprendre dans une formation et c’est aussi l’occasion d’élargir votre réseau.
  11. Toute chose n’est pas forcément bonne à apprendre. Une fois que vous aurez un peu plus d’expertise que vos collègues, vous serez automatiquement listée pour rejoindre le prochain projet sur cette thématique, assurez le support auprès de vos collègues. Le temps que vous y consacrerez ne pourra pas être donné à d’autres projets qui vous tiennent à coeur et où vous pouvez vraiment faire la différence. Choisissez soigneusement vos projets, gardez votre opinion pour vous et évitez certaines formations si vous voulez éviter d’être assigné à un en particulier.
  12. Réfléchissez aux 10 choses dont vous êtes le plus fier ? Que pourriez-vous faire à l’avenir qui pourrait être ajouté dans votre top 10 ?

8. Money

8. Argent

  1. You can see the money per level: 1. meet your basic needs (housing, food, clothing) 2. make your life easier (taxi instead of bus, save time by not asking for the refund that is owed to you…) 3. carry out large projects requiring a large initial capital sum.
  2. Don’t compare your salary with your office neighbour, but rather with his or her evolution. Wages do not reflect your competence especially in large groups where political changes have a major impact on wages. If someone gets a higher salary than the rest of the group, be happy for them; it shows that the door is now open and potentially you will also be able to access it later.
  3. Once you enter the working life you will have a higher income, most likely but above all much less vacation. Free time will not necessarily be equal to holidays. You will not necessarily have the energy to undertake private projects. This is the unpleasant surprise of the wage earner. Are you ready to work more than 40 years for a potential small retirement?
  4. The important thing is not how much you earn but how much you put aside/invest. You are out of school and have a low standard of living. Do you automatically have to raise your lifestyle as fast as your salary? Do you absolutely need a car? Do you need to own a large apartment? What matters is what you think about yourself, not what people think about you. What are the purchases that you could benefit from once again while unemployed? Would you have done better to make a trip to a dream destination than buy this new wireless headset?
  5. Some companies offer sabbatical leave after several years, but this is still very rare. In my opinion, the future is a mixture of salaried time and self-employment. So, what product (if only a PDF) or service would you be willing to sell?
  1. Vous pouvez voir l’argent par palier : 1. répondre à vos besoins de base (logement, nourriture, habillement) 2. vous faciliter la vie (prendre un taxi au lieu du bus, gagner du temps en ne demandant pas le remboursement qui vous sont dû…) 3. réaliser de grands projets nécessitant un capital initial important.
  2. Ne comparez pas votre salaire avec votre voisin de bureau mais plutôt à son évolution. Le salaire ne reflète pas votre compétence surtout dans les grands groupes où les changements politiques ont un impact majeur sur les salaires. Si quelqu’un obtient un salaire plus élevé que le reste du groupe, soyez content pour lui ; cela montre que la porte est maintenant ouverte et que potentiellement vous pourrez aussi y accéder par la suite.
  3. Une fois entré dans la vie active vous aurez des revenus en hausse très probablement mais surtout beaucoup moins de vacances. Temps libre ne sera pas forcément égal à vacances. Vous n’aurez pas forcément l’énergie d’entreprendre des projets privés. C’est la mauvaise surprise du salariat. Etes-vous prêt à travailler plus de 40 ans pour une petite retraite potentielle ?
  4. L’important n’est pas combien vous gagnez mais combien vous mettez de côté/investissez. Vous sortez des études et avez un niveau de vie peu élevé. Est-ce que vous devez automatiquement augmenter votre train de vie aussi rapidement que votre salaire ? Avez-vous impérativement d’une voiture ? Avez-vous besoin d’être propriétaire d’un grand logement ? Ce qui compte c’est ce que vous pensez de vous et non ce que les gens pensent de vous. Quels sont les achats que vous pourriez encore profiter une fois au chômage ? Auriez-vous mieux fait de réaliser un voyage dans une destination de rêve plutôt que d’acheter ce nouveau casque sans fil ?
  5. Certaines entreprises proposent le congé sabbatique après plusieurs années mais cela reste encore très rare. À mon avis, l’avenir est un mélange entre temps salarié et temps à son compte. Alors, quel produit (ne serait-ce qu’un PDF) ou service seriez-vous prêt à vendre ?

9. Career

9. Carrière

  1. Generally speaking, you must show that you are organized. Don’t leave your office in a mess. It’s the negative image you’ll give of yourself. In addition, you can make your company difficult by leaving confidential information lying around. One of the prerequisites of a manager is to be organized. So start before you even get the job. Close one file before opening another and remove all files from your office before you leave at night.

1. De manière générale, vous devez montrer que vous êtes organisé. Ne laissez pas votre bureau en bazar. C’est l’image négative que vous donnerez de vous. De plus, vous pouvez mettre en difficulté votre société en laissant traîner des informations confidentielles. Un des pré-requis d’un manager est d’être organisé. Alors, commencez avant même d’avoir le poste. Fermez un dossier avant d’en ouvrir un autre et enlevez tous les dossiers de votre bureau avant de partir le soir.

2. To build a career, you must apply to a department where your competence will be unique. For example, in a medical service, a doctor will be just one of many doctors. It will be in close competition with other people with similar profiles. Now, put a doctor in a programmer service to manage medical data, then the doctor will grow in size.

 

2. Pour faire carrière, vous devez postuler dans un service où votre compétence sera unique. Par exemple, dans un service de médecins, un médecin ne sera qu’un médecin parmi d’autres médecins. Il sera en compétition étroite avec d’autres personnes ayant des profils similaires. Maintenant, mettez un médecin dans un service de programmeur pour gérer des données médicales, alors le médecin prendra de la grandeur.

3. Similarly, if you apply for a higher position in your company, you compete directly with your colleagues. If, on the other hand, you are applying for the same position in another company, you are different from other employees because you bring your own knowledge to your former employer.

3. De la même manière, si vous postulez à un poste supérieur dans votre entreprise, vous entrez directement en compétition avec vos collègues. Si, par contre, vous postulez au même poste dans une autre société, vous vous distinguez des autres employés car vous apportez un savoir propre à votre à votre ancien employeur.

4. Be accepted by everyone: your colleagues in your department, partner services. Talking at the right time, not too much or not enough. Be discreet if you have to. Help when asked only to avoid appearing as someone who knows everything and is superior and to be present when it is necessary.

4. Soyez accepté par tous : vos collègues de votre service, des services partenaires. Parler au bon moment, ni trop, ni pas assez. Sachez être discret s’il le faut. Aidez quand on vous le demande uniquement pour éviter de paraître comme celui qui sait tout et se montre supérieur et être présent quand il le faut.